Health Information Exchanges (HIE) Consent
Why are you being asked to read and agree to this form?
Pomelo, P.C. and Women's and Children's Health, P.C. may use secure electronic systems to share your health information with other health care providers who treat you. Some of these systems are called Health Information Exchanges (HIEs).
This form explains how we use HIEs and gives you a choice about sharing your information. Please read it carefully and ask questions if anything is not clear.
What is a Health Information Exchange (HIE)?
An HIE is a secure electronic network that lets hospitals, clinics, labs, pharmacies, and other health care organizations send and receive your health information to support your care.
We may use one or more HIE services, such as Zus and other HIE networks, to share information with other health care providers and organizations that are involved in your care, even if they are in different places. For more information about how Zus collects, uses, and shares health information and how it protects that information, you can review the Zus Patient Notice.
What information may be shared through an HIE?
If you allow HIE sharing, information in our records about you may be sent to or received from other providers and organizations through these HIEs. This may include, for example:
- Your name, date of birth, and contact information
- Visit notes, diagnoses, and treatment plans
- Vaccines and medicines you receive
- Allergies and past medical problems
- Lab results and imaging reports
Not every type of information listed above will apply to every person.
Some types of information, like substance use treatment records or certain mental health, HIV, sexually transmitted infection, or reproductive health information, may have extra protections under federal or state law. We will follow those laws when we use HIEs, and some information or visits may be handled differently because of those rules.
Who may see your information through an HIE, and for what reasons?
Your information may be shared only with health care providers and organizations that are allowed to participate in the HIE and that follow privacy and security rules. This may include:
- Doctors, nurses, and other clinicians who treat you
- Pharmacies, labs, and imaging centers
- Hospitals, clinics, and urgent care centers
- Health plans and other organizations involved in health care operations, when permitted by law
They may use your information for the usual health care reasons, such as:
- Treatment – to understand your medical history and provide better care
- Payment – to help process bills and claims, when applicable
- Health care operations – such as quality improvement and preventing medical errors, when allowed by law
Even if you limit HIE sharing, we may still share your information electronically outside of an HIE when the law allows or requires us to do so. Examples include reporting certain diseases to public health agencies, sending prescriptions to pharmacies, or ordering lab tests.
Is HIE sharing required?
No. In most cases, HIE sharing is your choice. You can receive care from us even if you decide not to share your information through an HIE.
However, some federal or state laws or programs may require certain information to be shared electronically or may limit your ability to opt out of some exchanges. Also, in serious medical emergencies, the law may allow your health information to be accessed or shared to help treat you, even if you usually limit HIE sharing.
If you think this might apply to you, please ask us for more information.
Changing your mind (revoking or updating your choice):
You can change your HIE choice at any time. To change your choice, you can contact us at privacy-inquiries@pomelocare.com.
When you change your choice:
- We will update your HIE settings as soon as reasonably possible.
- The change will not affect information that has already been shared or used before we process your new choice, if that sharing was allowed by law at the time.
You can also directly opt out of having your information shared through the Zus network by completing the Zus Request to Opt Out form.
Questions and more information
If you have questions about this form, please contact us at privacy-inquiries@pomelocare.com.
Consentimiento para intercambios de información de salud (HIE)
¿Por qué se le pide que lea y que acepte este formulario?
Es posible que Pomelo, P.C. y Women's and Children's Health, P.C. usen sistemas electrónicos seguros para compartir su información de salud con otros proveedores de atención médica que lo atienden. Algunos de estos sistemas se denominan Intercambios de Información de Salud (Health Information Exchanges, HIE).
Este formulario explica cómo usamos los HIE y le da una opción sobre compartir su información. Léalo detenidamente y pregúntenos si algo no le queda claro.
¿Qué es el intercambio de información de salud (HIE)?
Un HIE es una red electrónica segura que permite a los hospitales, las clínicas, los laboratorios, las farmacias y otras organizaciones de atención médica enviar y recibir su información de salud para respaldar la atención que le brindan.
Podemos utilizar uno o más servicios de HIE, como Zus y otras redes de HIE, para compartir información con otros proveedores y otras organizaciones de atención médica que participan en su atención, incluso si se encuentran en lugares diferentes. Para obtener más información acerca de cómo Zus recopila, usa y comparte la información de salud y cómo protege esa información, puede consultar el Patient Notice (Aviso para pacientes) de Zus.
¿Qué información se puede compartir a través de un HIE?
Si permite compartir los HIE, otros proveedores y otras organizaciones pueden enviar o recibir la información que tenemos sobre usted en nuestros registros a través de estos HIE. Esto puede incluir, por ejemplo:
- Su nombre, fecha de nacimiento e información de contacto.
- Notas de visitas, diagnósticos y planes de tratamiento.
- Vacunas y medicamentos que recibe.
- Alergias y problemas médicos anteriores.
- Resultados de análisis de laboratorio e informes de diagnóstico por imágenes.
No todos los tipos de información mencionados anteriormente se aplican a todas las personas.
Algunos tipos de información, como los registros de tratamiento por consumo de sustancias o cierta información sobre salud mental, VIH, infecciones de transmisión sexual o información de salud reproductiva, pueden contar con protecciones adicionales en virtud de las leyes federales o estatales. Cumpliremos esas leyes cuando usemos los HIE y, debido a esas reglas, es posible que parte de la información o las visitas se manejen de manera diferente.
¿Quién puede ver su información a través de un HIE y por qué motivos?
Su información solo se puede compartir con proveedores y organizaciones de atención médica que tengan permiso para participar en el HIE y que cumplan con las reglas de privacidad y seguridad. Esto puede incluir:
- Médicos, enfermeros y otros profesionales clínicos que lo atiendan.
- Farmacias, laboratorios y centros de diagnóstico por imágenes.
- Hospitales, clínicas y centros de atención de urgencia.
- Planes de salud y otras organizaciones involucradas en operaciones de atención médica, cuando lo permita la ley.
Se puede usar su información por los motivos habituales de atención médica, tales como:
- Tratamiento: para comprender sus antecedentes médicos y brindar una mejor atención.
- Pago: para ayudar a procesar facturas y reclamos, cuando corresponda.
- Operaciones de atención médica: como el mejoramiento de la calidad y la prevención de errores médicos, cuando lo permita la ley.
Incluso si limita el uso compartido de los HIE, aún podemos compartir su información electrónicamente fuera de un HIE cuando la ley lo permita o nos exija hacerlo. Por ejemplo, informar sobre determinadas enfermedades a las agencias de salud pública, enviar recetas a las farmacias o solicitar análisis de laboratorio.
¿Es obligatorio el uso compartido de los HIE?
No. En la mayoría de los casos, compartir los HIE es su elección. Puede recibir atención de nuestra parte incluso si decide no compartir su información a través de un HIE.
Sin embargo, algunas leyes o programas federales o estatales pueden requerir que cierta información se comparta electrónicamente o pueden limitar su capacidad de elección de no participar en algunos intercambios. Además, en caso de emergencias médicas graves, la ley puede permitir que se acceda a su información de salud o se la comparta para ayudar a tratarlo, incluso si usted suele limitar el uso compartido de los HIE.
Si cree que este podría ser su caso, pídanos más información.
Cambio de opinión (revocación o actualización de su elección):
Puede cambiar su elección sobre el HIE en cualquier momento, para ello, póngase en contacto con nosotros por correo electrónico a privacy-inquiries@pomelocare.com.
Cuando cambie su elección:
- Actualizaremos su configuración del HIE tan pronto como sea razonablemente posible.
- El cambio no afectará la información que ya se haya compartido o utilizado antes de que procesemos su nueva elección, si ese intercambio estaba permitido por la ley en ese momento.
También puede optar directamente por no compartir su información a través de la red de Zus completando el formulario de Request to Opt Out Form (Solicitud de exclusión) de Zus.
Preguntas y más información
Si tiene alguna pregunta sobre este formulario, envíenos un correo electrónico a privacy-inquiries@pomelocare.com.